سیستم نگهداری و تعمیرات بهبود

تعیین  میزان یادگیرنده بودن  وزارت بهداشت، درمان و آموزش پزشکی از دیدگاه مدیران ارشد و میانی ستاد مرکزی- 1383

مهدی جعفری

دانشجوی دکتریPhD  مدیریت خدمات بهداشتی درمانی دانشگاه علوم پزشکی تهران کارشناس مرکز توسعه مدیریت و تحول اداری وزارت بهداشت درمان و آموزش پزشکی

 دکتر فرهاد صدر

رئیس مرکز توسعه مدیریت و تحول اداری معاونت توسعه مدیریت  وزارت بهداشت درمان و آموزش پزشکی

رضا دهنویه

دانشجوی دکتریPhD مدیریت خدمات بهداشتی درمانی- کارشناس مرکز ملی تحقیقات علوم پزشکی کشور

 مقدمه:

   در محیط متحول امروزی که شاهد تغییرات بسیار سریع در حوزه های مختلف علم و فناوری و همچنین پیچیدگی و پویایی روزافزون عوامل محیطی هسیتم، تنها سازمانهایی می توانند بقاء یابند و رشد کنند که قادر به سازگاری فعال (تعادل پویا) با محیط پیرامون باشند تا بتوانند سریع تر، ارزان تر و اثربخش تر به تقاضاهای ارائه شده به سازمان (نیازهای مشتری) پاسخ دهند و بصورت مستمر کیفیت تولیدات خود را ارتقاء دهند. مبحث یادگیری سازمانی در وزارت بهداشت، درمان و آموزش پزشکی به خاطر گستردگی فعالیت و سروکار داشتن با قشر عظیمی از جامعه و همچنین بدلیل خدمات ویژه ای که این سازمان  ارایه می کند و  نقش خاص و محوری نیروی انسانی در تولید این خدمات، دارای اهمیت و جایگاه ویزه ای است. این پژوهش بر آن است تا میزان یادگیرنده بودن ( آمادگی برای ارتقاء مستمر کیفیت ) ستاد مرکزی وزارت بهداشت درمان و آموزش پزشکی را در 5 بعد  ساختار- مدیریت و رهبری- فناوری اطلاعات- منابع انسانی  و فرهنگ سازمانی تعیین، و نقاط ضعف و قدرت را مشخص نماید.

روش پژوهش:

   این مطالعه از نوع توصیفی و کاربردی است که به صورت مقطعی انجام گرفته است. برای جمع آوری اطلاعات این پژوهش از ابزار مختلفی چون مطالعات کتابخانه ای، جستجوی اینترنتی، بررسی مستندات قانونی و پرسشنامه طیف لایکرت استفاده شده است که اعتبار ملاکی پرسشنامه از نظر متخصصان مدیریت محرز گردیده و برای تعیین پایایی آن از روش آلفای کرانباخ استفاده شده است. بدلیل محدود بودن جامعه پژوهش(50 نفر) تمام جامعه پژوهش (معاونین، مشاورین، روسای مراکز و مدیران کل  دفاتر ستاد وزارتخانه ) درمطالعه شرکت داده شده اند که 30 نفر از آنها به پرسشنامه پاسخ دادند.

یافته ها:

    میـزان یادگــیرنده بودن ستـاد مـرکـزی وزارت بهداشت درمـان و آمـوزش پزشـکی در بعد سـاختار کـم ( 7133/0±6/1)، در بعد مدیریت و رهبری متوسط (7169/0±94/1 )، در بعد فنآوری اطلاعات و ارتباطات متوسط (8036/0±75/1)، در بعـد نیروی انسـانی کم (7232/0 ±41/1 ) و در بعد فـرهنگ سـازمـانی نیز کم (6111/0± 5/1) بوده و درنهایت میزان یادگیرنده بودن کلی آن متوسط (6695/0 ±61/1)  بوده است.

نتیجه گیری:

   وزارت بهداشت درمان و آموزش پزشکی از نظر یادگیرنده بودن در سطح متوسطی قرار دارد که با توجه به خدمات خاصی که این وزارتخانه ارائه می دهد باید در جهت یادگیری سازمانی برنامه ریزی بیشتری داشته باشد.  یادگیری در بعد نیروی انسانی ضعیفترین وضعیت را دارست که این نکته نیز باتوجه به نقش حساس عامل نیروی انسانی در ارائه خدمات بهداشتی درمانی در خور توجه بسیار ا ست. یادگیری سازمانی در بعد مدیریت و رهبری بهترین وضعیت را دارد که می توان آنرا به برگزاری کاراگاههای ارتقاء کیفیت برای مدیران ستادی نسبت داد. همچنین این نکته نشان دهنده عزم مدیران ارشد برای تبدیل وزاتخانه به یک سازمان یادگیرنده و به عبارتی هماهنگ شدن با فلسفه مدیریت جامع کیفیت است. 

واژگان کلیدی:

 Learning organization- Organizational Development- TQM

مقدمه:

   در محیط متحول امروزی که شاهد تغییرات بسیار سریع در حوزه های مختلف علم و فناوری و همچنین پیچیدگی و پویایی روزافزون عوامل محیطی هسیتم، تنها سازمانهایی می توانند بقاء یابند و رشد کنند که قادر به سازگاری فعال (تعادل پویا) با محیط پیرامون خود باشند که این هدف تنها در «سازمانهای یادگیرنده» محقق می شود. یادگیری سازمانی زاده جنبش «بهبود سازمانی»در دهه شصت است و دونالد شونو کریس آرجریس از پایه گذاران آن به شمار می روند(1).

در شرایط اقتصادی فعلی دنیا، حضور فعال در بازار کسب وکار و موفقیت در این بازار با توجه به کاهش تدریجی حمایت های دولتی و فرو ریختن انحصارات، مستلزم کیفیت بالای محصولات و خدمات در مفهوم جدید آن (یعنی لحاظ نمودن خواسته های مشتری همراه با مشخصات فنی و استانداردها) است. این فرهنگ که در حقیقت زاییده شرایط رقابتی است در تشکیلات اقتصادی، توانایی هایی را طلب می کند که مهم ترین آنها را می توان به شرح زیر بیان کرد:

  -درک خواسته های مشتری و تامین آن در کوتاه ترین زمان ممکن و با پایین ترین سطح قیمت

  -ارایه محصولات و خدمات با کیفیت و مورد اعتماد با در نظر گرفتن شرایط محیطی و دوام آن

  -پیش بین نیازهای مشتری و پیشی گرفتن از آنها

   بدیهی است که تواناییهای فوق مستلزم تحولی عمیق در سازمان و مدیریت قدیمی  وآشنایی با مفاهیم جدید مشتری، بهبود مستمر، اقدامات پیشگیرانه و مشارکت همگانی در بهبود فرایندهای تولیدی و غیر تولیدی در محدوده داخلی و خارجی سازمان است(2).

   سازمانهای امروزی برای موفقیت (نه فقط بقاء) باید یادگیرنده باشند تا بتوانند سریع تر، ارزان تر و اثربخش تر به تقاضاهای ارائه شده به سازمان (نیازهای مشتری) پاسخ دهند.(3)

 سازمان یادگیرنده سازمانی است که در آن افراد به طور مستمر توانایی ها خود را برای خلق نتایجی که خواسته حقیقی آنهاست، توسعه می دهند. جایی که الگوهای جدید و جامع تفکر پرورش می یابند وآرمانهای مشترک و گروهی آزادانه شکل می گیرند و جایی که افراد به صورت پیوسته یادگیر می گیرند که چگونه به یکدیگر یاد بدهند. یاد گیری سازمانی  بر پنج اصل تسلط فردی، دورنمای مشترک، مدلهای ذهنی، یادگیری گروهی و تفکر سیستمی استوار است (4).

   پژوهشگران در زمینه نیازهای اساسی اجرای TQM موارد مختلفی را عنوان نموده اند که مهمترین آنها عبارتند از: تعهد رهبری، ساختار سازمانی مناسب، مشارکت کارکنان، ارتباطات صحیح، توسعه منابع انسانی و آموزش(5). که در مورد آخر مرش (1997) معتقد است که آموزش مستمر در تلاشهای موفقیت آمیز مدیریت جامع کیفیت یک اجبار است (6).

   با نگاهی اجمالی به ویژگیهای اساسی سازمانهای یادگیرنده به این نکته پی می بریم که سازمانی می تواند در مسیر مدیریت جامع کیفیت قدم بردارد که یادگیرنده باشد زیرا سازمان یادگیرنده دارای ساختاری ارگانیک و پویاست، رهبر ی در این سازمانها متعهد بر کیفیت است و نقش همکار و مربی را بازی می کند ونهایتاً مشارکت، کارگروهی، ارتباطات دوطرف ، یادگیری دوحلقوی (کشف خطاها و اصلاح آنها و ارتقاء مستمر روشها، رویه ها، سیاستها، هدفها و حتی ساختارهای موجود( و فرهنگ سازمانی مشتری محور و فرایند گرا از ارکان مهم آن است(7).

  برای رسیدن به یک سازمان یادگیرنده ابتدا باید زمینه ها و مقدمات آنرا که غالباً فرهنگی هستند، آماده کنیم. مدت زمان لازم برای تحقق سازمان یادگیرنده طولانی و حرکت به سمت آن بطئی و کند است. یادگیری سازمانی موضوعی نیست که خاص و متناسب جوامع توسعه یافته باشد، بلکه عملی است که برای بقاء و دوام هر سازمان موفقی ضروری است. در رابطه با توسعه و تحول سازمانی، سازمانهای خدماتی و صنعتی  ایران شدیداً نیازمند تغییر و تحول هستند که در این میان جایگاه بعضی از آنها ]مانند وزارت بهداشت درمان وآموزش پزشکی[ به دلیل اهمیت، تنوع و نوع خدماتی که ارائه می‌دهند و جمعیتی که تحت پوشش قرار می دهند بسیار حیاتی است(8).

   وزارت بهداشت، درمان و آموزش پزشکی از جمله سازمانهایی است که به خاطر گستردگی فعالیتها و سروکار داشتن با قشر عظیمی از جامعه و ایفای نقش اساسی در بهبود و ارتقاء سلامت انسان - انسانی که محور توسعه پایدار خوانده می شود- به جدیدترین و به روزترین تئوریهای سازمان و مدیریت نیاز دارد. با توجه به حساسیت مقوله کیفیت در این وزارتخانه و پیوند خوردن آن با جان انسانها، این وزارتخانه از سال 1378  حرکت سیستماتیک و جامعی را برای استقرار مدیریت جامع کیفیت آغاز کرده و منابع زیادی را به این مهم اختصاص داده است.

   با توجه به جمع مطالبی که گفته شد انجام پژوهشی برای تعیین میزان یادگیرنده بودن وزارت بهداشت درمان و آموزش پزشکی ضروری بنظر می رسد.  این پژوهش بر آن است تا میزان یادگیرنده بودن ساختار، مدیریت و رهبری، ارتباطات و فناوری اطلاعات، نیروی انسانی و فرهنگ سازمانی  ستاد مرکزی وزارتخانه و میزان یادگیرنده بودن کلی آنرا مورد محاسبه قرار دهد.

روش پژوهش:

   این مطالعه از نوع توصیفی کاربردی است که به صورت مقطعی (Cross – Sectional) انجام گرفته است. دراین پژوهش با استفاده از مطالعات کتابخانه ای و جستجو در شبکه اینترنت و انجام مطالعات تطبیقی، مؤلفه های اصلی و ویژگی سازمانهای یادگیرنده مشخص گردید و سپس براساس اطلاعات موجود پرسشنامه ای طراحی شده است. پرسشنامه ها جهت پاسخ دهی در اختیار معاونین، رؤسای مراکز و مدیران کل دفاتر ستاد وزارتخانه گرفت که به دلیل محدودیت جامعه پژوهش تمام افراد در پژوهش شرکت داده شدندکه 30 نفر آنها به سوالات ما پاسخ دادند. پرسشنامه این پژوهش براساس مطالعه پیشینه این تحقیق و استخراج 5 مؤلفه اصلی سازمانهای یادگیرنده (ساختار سازمانی، مدیریت و رهبری، شبکه اطلاعات و ارتباطات، مدیریت منابع انسانی و فرهنگ سازمانی) طراحی شده و اعتبار ملاکی آن ازنظر متخصصان مدیریت محرز گردیده است و برای تعیین پایایی آن از روش آلفای کرانباخ استفاده شده است. داده های این پژوهش ازطریق جداول مقایسه ای و همچنین نرم افزار SPSS مورد تجزیه و تحلیل قرار گرفته اند.

یافته های پژوهش :

   9/96 درصد از افراد شرکت کننده در پژوهش را مردان و 1/3 درصد را زنان تشکیل داده اند.همچنین اکثریت این افراد پزشک( عمومی یا بالا تر ) بودند.

از جمع بندی یافته های این پژوهش نکات زیر بدست آمد:

در زمینه هدف ویژه اول (میزان یادگیرنده بودن ساختار ستاد مرکزی وزارت بهداشت) نتایج پژوهش نشان می دهد که میزان یادگیرنده بودن این ساختار کم بوده است (713/0 6/1). که با نگاهی به ابعاد مختلف ساختاری مشاهده می شود که ارگانیک و پویا بودن ساختار(868/0 27/1 ) ضعیفترین و هماهنگی و اعتماد بین افراد و سطوح مختلف این ساختار بهترین وضعیت را داشته است(85/0 097/1 ( [جدول شماره1].   

در زمینه هدف ویژه دوم (میزان یادگیرنده بودن مدیریت و رهبری ستاد مرکزی وزارتخانه )، یافته های پژوهش نشان می دهند که مدیریت و رهبری این ستاد از نظر یادگیرنده بودن در سطح متوسطی قرار دارد (717/. 0 94/1 ) که در این زمینه برقراری ارتباط با سازمانهای دیگر ضعیفترین وضعیت (887/0 2/1 ) و بکار گیری علم دانش در مدیریت بهترین وضعیت را داشته است (02/ 1 33/2 ) [ جدول شماره 2 ].

در زمینه هدف ویژه سوم (میزان یادگیرنده بودن فناوری اطلاعات و ارتباطات ستاد مرکزی وزارتخانه ) یافته های پژوهش نشان می دهند که از نظر فناوری اطلاعات و ارتباطات ستاد مرکزی وزارتخانه در سطح متوسطی قرار دارد (803/0 75/1 ) که وجود جریان آزاد اطلاعاتی افقی و عمودی در تمام سطوح سازمان و بین کارکنان و مدیران ضعیفترین وضعیت (968/0 4/1 ) و دسترسی آزاد به یافته های پژوهشی بهترین وضعیت را دارد (942/0 38/2 ) [ جدول شماره 3 ].

درزمینه هدف ویژه چهارم (میزان یادگیرنده بودن مدیریت منابع انسانی ستاد مرکزی وزارتخانه ) یافته های پژوهش نشان می دهند میزان یادگیرنده بودن شیوه های فعلی مدیریت منابع انسانی کم است( 723/0  419/1 ) که وجود ارتباط بین سیستم پرداخت و یادگیری ضعیفترین وضعیت (069/1 1 ) و وجود سیستم آموزشی مدون ، منظم و مستمر بهترین وضعیت را داشته (83/0 24/2 ) [ جدول شماره 4 ].

درزمینه هدف ویژه پنجم (میزان یادگیرنده بودن فرهنگ سازمانی ستاد مرکزی وزارتخانه ) یافته های پژوهش نشان می دهند فرهنگ سازمانی ستاد وزارتخانه از نظر یادگیرنده بودن در سطح پایینی قرار دارد (611/0 5/1 ) که تفکر سیستماتیک و کل گرا بدترین وضعیت و(891/0 31/1 ) و وجود روحیه بهبود مستمر در میان افراد بهترین وضعیت را داشته است(858/0 93/1 ) [ جدول شماره 5 ].

یافته های پژوهش بصورت کلی میزان یادگیرنده بودن ستاد مرکزی وزارتخانه را متوسط (669/0 61/1) نشان میدهند.

بحث و نتیجه گیری :

   میانگین نمره کل یادگیرنده بودن ستاد مرکزی وزارت بهاشت درمان وآموزش پزشکی در حد متوسطی است که با نگاهی دقیقتر به این عدد (61/1) مشاهده می شود که این عدد روی مرز کم و متوسط قرار دارد که این نکته حساسیت امر را بیشتر می کند چرا که ستاد مرکزی پرچمدار و متولی اصلی سلامت در کشور است و مسئولیتهای خطیر برنامه ریزی و کنترل کلان نظام سلامت بر عهده این ستاد است. اگر به ابعاد مختلف سازمانی وزارتخانه نگاه کنیم مشاهده می کنیم که مدیریت نیروی انسانی بیشترین فاصله را با ویژگیهای یک سازمان یادگیرنده داراست که با توجه به نقش حساس و اثرگذار عامل نیروی انسانی بر جریان مدیریت جامع کیفیت، این مهم در خور توجه بیشتری است. عدم وجود ارتباط بین نظام پرداخت حقوق و دستمزد و یادگیری نشان دهنده این است که عامل تامین و انگیزش نیروی انسانی و ترغیب آن به یادگیری مستمر وضعیت مطلوبی ندارد. به طور کلی ابعاد رهبری و مدیریت ستاد مرکزی و فناوری اطلاعات و ارتباط وضعیت مطلوبتری دارند که این نکته تایید کننده عزم و تعهد مدیریت ارشد وزارت بهداشت و درمان برای دستیابی به آرمانهای مدیریت کیفیت است و این نکته جای بسی امیدواری است.  در پایان پیشنهاد می شود که به مسائل انگیزش و تامین نیروی انسانی توجه بیشتری شود و سیستم پرداخت با میزان یادگیری مرتبط گردد تا پرسنل متخصص و عموماً کارشناسی به بالای این وزارتخانه مشمول گذر زمان و روزمرگی نشوند و دایماً دانش و مهارتهای خود را به روز کنند. از طرفی مدیران وزارتخانه باید در جهت ارگانیک و پویاتر کردن ساختار آن گام بردارند و ساختار را با خواسته های مدیریت جامع کیفیت همسان سازند تا بتوانند در کوتاهترین زمان و به بهترین صورت به نیازهای مشتری پاسخ دهند. همچنین ستاد مرکزی وزارت بهداشت باید ارتباط برون سازمانی خودرا با سازمانها و ارگانهای موازی (مانند تامین اجتماعی ؤ وزارت نفت برخی بانکها و...بیشتر نماید) و سایر وزارتخانه هایی که به نحوی در امر سلامت درگیرند ( راه و ترابری ، رفاه اجتماعی، صنایع و معادن و...) بیشتر کند و بصورتی جامع و سیستماتیک به سلامت بنگرد.

منابع( References)  :

1.Singe| D.(1990). The fifth Discipline.Newyork :Doablday.

2.Bigwood.k.Business Excellence Modelfor Suplly chain management| totalquality management .1999|vol10|NO:8.

3.David R.Sch wordt & Michaely. Marguardt (1999). Organizational learning

 From a word – class theory to global bestpracties. United States of America : ST. Lucie press. Page 4.

4.Singe| D.(1990). The fifth Discipline.Newyork:Doablday

5- دهنوی ، رضا. « ارزیابی نیازهای اساسی اجرای مدیریت کیفیت فراگیر(TQM)درمجتمع آموزشی درمانی حضرت رسول اکرم(ص) دانشگاه علوم پزشکی ایران 1382.

6.Mersh|T.TQM Implementation inLDSS| driving and restracting forces |IJOP management |1997.  

7.Mersh|T.TQM Implementation inLDSS| driving and restracting forces |IJOP management  |1997.

8-نجف بیگی، رضا. «سازمان یادگیرنده، نگرشی جدید در مدیریت». مجله اقتصاد و مدیریت، شماره 33. انتشارات دانشگاه آزاد اسلامی، تهران : تابستان 1376.