ارزیابی عوامل کلیدی موفقیت نظام مدیریت دانش در یک واحد تحقیقاتی

محمد مرادزاده

سازمان صنایع هوا فضا –پژوهشکده سیستمهای دفاعی

فرید به آذین

سازمان صنایع هوا فضا –پژوهشکده سیستمهای دفاعی

بنیامین کریمی

سازمان صنایع هوا فضا –پژوهشکده سیستمهای دفاعی

چکیده:

مقاله حاضر به ارائه نتایج حاصل از ارزیابی اولیه مدیریت دانش در یک واحد تحقیقاتی می پردازد. هدف از انجام این ارزیابی، ایجاد شناخت نسبت به وضعیت موجود نظام مدیریت دانش در واحد تحقیقاتی و یافتن نقاط قوت و ضعف آن است. این ارزیابی، اولین گام در شناخت نقاط قوت و ضعف گروههای پژوهشی مختلف واحد مذکور است که شناخت این نقاط برای ارزیابی نهایی ضروری است. بر اساس مطالعات صورت گرفته، برخی از مدلها و روشهای مطرح شناسایی و روش انتخابی از میان آنها، مبنای ارزیابی و قضاوت به منظور تعیین وضعیت نظام مدیریت دانش در واحد تحقیقاتی قرار گرفته است. نتایج حاصل از این ارزیابی اولیه، مسیر ادامه شناخت، طراحی و بهبود نظام مدیریت دانش در واحد تحقیقاتی  مورد نظر را هموار خواهد نمود

کلید واژه:  واحد تحقیقاتی ، مدیریت دانش، مدلهای ارزیابی.

1 -      مقدمه

امروزه دیگر همه گروههای کاری و علمی اذعان دارند، برای اینکه سازمانها بتوانند در دنیای تجارت و رقابت، حضور مستمر و پایدار داشته باشند، باید حول محور دانش و دانایی فعالیت کنند. علیرغم اینکه دانش بعنوان منبعی برای بقای سازمانها ضروری و حیاتی است و شرط موفقیت سازمانها دستیابی به یک دانش و فهم عمیق در تمامی سطوح می‌باشد، اما باز هم بسیاری از سازمانها هنوز به مدیریت دانش^[1] بطور جدی توجه نکرده اند. دانش زیر بنای مهارت و تجربه و تخصص هر فرد است. امروزه سرمایه های یک سازمان تنها سرمایه مالی و فیزیکی نیستند بلکه سرمایه دانشی مهمتر از این دو سرمایه، مورد توجه است]1و2[. برای اجرای مدیریت دانش به یک بازه زمانی نسبتا" طولانی، فراهم سازی بسترهای فکری و فرهنگی، مهارت‌ و آموزشی، کانونهای دانشی و فراهم آوردن بسترهای تکنولوژیک نیاز است. در ادامه محورهایی که در موفقیت مدیریت دانش در سازمان‌ها نقش حیاتی دارند، معرفی و مورد بررسی قرار می گیرد. از آنجا که بیشترین میزان دانش جدید در یک سازمان، طی پروژه ها ایجاد می‌شود، توجه به مدیریت دانش و الزامات آن در پروژه های تحقیقاتی و بویژه در یک سازمان تحقیقاتی بسیار ضروری و با اهمیت است. برای موفقیت مدیریت دانش در یک سازمان، فراهم بودن بسترهای فکری و فرهنگی، وجود کانونهای دانشی، همچنین وجود بسترهای تکنولوژیک ضروری است. در این گزارش، ابتدا عوامل موثر بر موفقیت مدیریت دانش در یک سازمان که در بهبود کارایی و اثربخشی فرآیندهای کاری و تجاری سازمان نقش حیاتی دارند، معرفی می شوند. سپس روش انتخاب شده برای ارزیابی تشریح و پس از آن نتایج ارزیابی وضعیت محورها در گروه ‌های پژوهشی مختلف ارائه و مورد تجزیه و تحلیل قرار می‌گیرند.

2 -      شروع کار ارزیابی

یکی از سوالات مهم مطرح در طراحی نظام مدیریت دانش آن است که تیم مدیریت دانش، باید فعالیت خود را از چه نقطه‌ای شروع کند و البته بر چه فعالیت هایی تمرکز نماید؟ همچنین برای بررسی میزان موفقیت اجرای نظام مدیریت دانش و سنجش تاثیر آن لازم است در مقاطع مختلف بر اساس شاخصهای معینی وضعیت نظام مدیریت دانش در سازمان مورد نظر را ارزیابی کرد. برای این منظور مدلهای مختلفی ارائه شده که در زیر به برخی از آنها اشاره می شود.

با بررسی مطالعات و کارهای انجام شده، تعداد چهار مدل برای ارزیابی مدیریت دانش به دست آمد. این چهار مدل ارزیابی عبارتند از:

الف ) مدل انجمن اروپایی مدیریت دانش[2]

در این مدل، موفقیت مدیریت دانش در هشت مولفه بررسی می شود که عبارتند از: استراتژی مدیریت دانش، فاکتورهای انسانی و اجتماعی، ساختار و حمایت‌کننده‌های سازمانی، فرایندهای مدیریت دانش، تکنولوژی مدیریت دانش، رهبری، اندازه‌گیری و بکارگیری مدیریت دانش]5[.

ب) مدل ابزار ارزیابی مدیریت دانش[3]

ارزیابی سازمان توسط این مدل، در حقیقت سنجش بلوغ سیستمی سازمان است. بر این اساس، پنج سطح برای بلوغ سازمان درنظر گرفته شده که پاسخ به سئوالات مطرح شده که بصورت بله و خیر است سبب تعیین سطح بلوغ سیستم مدیریت دانش سازمان را نشان خواهد داد که در سطح اول یا سطح پنجم قرار دارد.

ج) مدل ارزیابی دانش- شبکه[4]

این مدل در سه بعد، دارایی‌های دانشی (انسانی، سازمانی و ابزاری)، زیربناهای مدیریت دانش (استراتژی، فرایندها و ساختار) و سطوح شبکه دانشی (شامل: افراد و تیمها) به ارزیابی می‌پردازد. نحوه ارزیابی به این صورت است که برای هر بخش امتیاز خاصی در نظر گرفته شده که حداکثر امتیاز آن بخش است و در مجموع کل امتیازات داده شده برابر با 200 است.

د) مدل ارزیابی دانش - همه[5]

این مدل ارزیابی موفقیت مدیریت دانش را با بررسی ده محور کلی تحت عنوان عوامل کلیدی موفقیت انجام می دهد]4[. این ده محور عبارتند از:

رهبری، فرهنگ و ساختار، فرایندها، دانش آشکار، دانش پنهان، مراکز و کانونهای دانش، افراد(مهارتها)، تقویت بازار دانش، اندازه‌گیری دانش، زیر ساخت تکنولوژیکی.

با بررسی و مقایسه این چهار مدل و با توجه به ویژگیهای هر یک از آنها، مدل چهارم که در چند کشور در حال توسعه اجرا شده است، انتخاب شد. ابزار ارزیابی در این مدل، پرسشنامه‌‌ای با تعدادی سئوال در زمینة عوامل کلیدی نامبرده شده در مدیریت دانش است]4[. به منظور ایجاد انطباق بیشتر، تعداد محورهای سئوالات پرسشنامة این مدل به چهارده محور افزایش داده شد. محورهای مورد سئوال در پرسشنامة نهایی بطور کلی به شرح زیر هستند:

1- رهبری، 2- فرهنگ/ بیرون سازمان، 3- فرهنگ/ درون سازمان، 4- فرایند/یادگیری، 5- فرایند/کاربرد، 6- دانش آشکار، 7- دانش آشکار(در دسترس)، 8- دانش پنهان (شناسایی کارشناسان حوزه دانش)، 9- دانش پنهان (راهکار تبدیل دانش)، 10- مراکز دانشی،11- اندازه‌گیری دانش ، 12- افراد(مهارتها)، 13- زیرساخت تکنولوژیکی (دسترسی به اطلاعات)، 14- زیرساخت تکنولوژیکی (IT).

از تغییرات اعمالی در پرسشنامه می توان به مواردی مانند: رفع ابهام از سئوالات و اصلاح نگارشی جهت روشنتر شدن مفاهیم و اضافه نمودن توضیحات به ابتدای هر محور برای ایجاد ذهنیت مشترک در پاسخ دهندگان اشاره شود. همچنین پاسخنامه‌ای برای پاسخگویی افراد شرکت کننده در ارزیابی تهیه شد که در آن برای هر سوال پنج پاسخ مختلف که دارای امتیازی بین اعداد صفر تا چهار است، در نظر گرفته شده است.

3 -      روش ارزیابی

ابتدا برای افراد شاغل در گروههای پژوهشی سازمان و شرکت کننده در ارزیابی، ارائه‌ای از مفاهیم مدیریت دانش انجام ‌شده و سپس پرسشنامه بین افراد شرکت کننده در جلسه توزیع می ‌شود. پاسخ به سئوالات پرسشنامه به صورت انجام کارگاهی و بحث و تبادل نظر انجام می‌شود. به منظور در دست داشتن معیاری برای مقایسه نتایج، یک گروه پژوهشی که برخی اقدامات مدیریت دانشی در آن انجام شده بود و اعضای پروژه با موضوعات و مفاهیم مدیریت دانش آشنایی داشتند انتخاب شد. وضعیت مدیریت دانش در این گروه پژوهشی انتخابی به عنوان مرجع مقایسه با دیگر گروههای پژوهشی در نظر گرفته شده است (فرض اولیه). ابتدا پرسشنامه ارزیابی و پاسخنامه تهیه شده بین افراد توزیع و بعد از پاسخگوییبه سئوالات، پاسخنامه جمع آوری شد. ارزیابی برای همه گروههای پژوهشی در دو مرحله به صورت زیر انجام گرفت:

ابتدا بدون هیچ توضیح خاصی در مورد سئوالات پرسشنامه، پاسخنامه توسط افراد تکمیل شد. سپس با توضیحات و بحث و تبادل نظر بر روی سئوالات پرسشنامه، سئوالات یکبار دیگر توسط افراد در پاسخنامه دوم (مشابه پاسخنامه اول) پاسخ داده شد. این نحوه ارزیابی از آن جهت انجام شد که بتوان مقایسه‌ای بین نتایج پاسخنامه هر گروه پژوهشی بصورت قبل و بعد از توضیحات در مورد سئوالات، انجام شود تا شمایی از گروهی که بحث های مدیریت دانش در آن انجام شده و دیگر گروهها که با بحث های مدیریت دانش آشنایی ندارند، حاصل شود. در وهله اول انتظار این است که امتیاز حاصله از نتایج پاسخنامه گروه پژوهشی انتخابی بالاتر از نتایج پاسخنامه گروههای پژوهشی دیگر باشد (فرضیه اول). زیرا باید اجرای فعالیت در زمینه مدیریت دانش که در این گروه پژوهشی انجام شده بود، نمود داشته باشد. به منظورمشاهده نتایج حاصله از پاسخهای داده شده، استخراج داده ها از پاسخنامه های افراد در گروههای پژوهشی مختلف سازمان انجام شد که در ادامه به چگونگی استخراج داده ها اشاره می شود.

4 -      استخراج داده ها و نتایج حاصله

امتیاز هر پاسخ همانطور که عنوان شد از صفر تا چهار در نظر گرفته شده است. امتیازات داده شده افراد برای سئوالات، از پاسخنامه استخراج و با توجه به تعداد افراد شرکت کننده به تفکیک هر گروه پژوهشی، بر طبق محاسبات آماری امتیازات هر گروه پژوهشی محاسبه و نمودار عنکبوتی مربوطه رسم می‌شود. به دلیل متفاوت بودن تعداد شرکت‌کنندگان در نمونه‌گیری های انجام شده، امتیازهای داده شده برای سئوالات باید نرمالیزه شود. نمودار عنکبوتی دارای چهارده محور(معادل چهارده سئوال) است که نشان دهنده سئوالات پرسشنامه است (مزیت نمودار عنکبوتی به دیگر نمودارها این است که می‌توان حالات مختلف نمودار را در یک سطح با هم مقایسه نمود). برای فهم ارتباط بین نتایج حاصله از گروههای پژوهشی مختلف، محاسبات آماری بر روی نتایج انجام شد و نتایج گروههای مختلف با گروه پژوهشی انتخابی مقایسه گردید که در ادامه در شکلهای مربوطه نشان داده شده است.

در  REF _Ref111346775  \* MERGEFORMAT شکل 1 نتایج حاصل برای گروه پژوهشی انتخابی بصورت نمودار عنکبوتی رسم شده است. در این نمودار، مشاهده می‌شود که در بحث‌های فرهنگ ساختار بیرون سازمانی، فرایند‌های یادگیری و بکارگیری آموخته ها،  شناخت دانش پنهان، مراکز و کانونهای دانش، اندازه‌گیری دانش سازمان، مهارت‌های افراد (شناخت متخصصین حوزه های مختلف دانشی) کمترین امتیاز داده شده و سازمان در این عوامل دچار ضعف است. ولی در محورهایی مانند رهبری (پشتیبانی مدیریت ارشد)، نگهداری دانش آشکار و در دسترس بودن آن و زیرساخت تکنولوژیکی دارای نقاط قوت است.

نتایج حاصله از ارزیابی در بقیه گروههای پژوهشی و مقایسه با گروه پژوهشی انتخابی در  REF _Ref111347396  \* MERGEFORMAT شکل 2 نشان داده شده است.

با توجه به شکل2 و نمودارهای رسم شده که حاصل ارزیابی در گروههای پژوهشی مختلف است می توان دریافت که وضعیت گروه پژوهشی انتخابی در مقایسه با دیگر گروهها بهتر است. همانطور که در نمودار  REF _Ref111347396  \* MERGEFORMAT شکل 2 دیده می‌شود، در گروه پژوهشی 1 و گروه پژوهشی2، امتیاز پایینی برای محورهای فرهنگ ساختار بیرون سازمان، فرایند یادگیری افراد، شناخت دانش پنهان و تبدیل آن به دانش صریح و مراکز و کانونهای دانش و  همچنین آموزش در زمینه زیرساخت تکنولوژی لحاظ شده است.

سئوالی که مطرح است اینکه چرا این اختلاف‌ها در گروههای پژوهشی مختلف که فعالیتی مشابه دارند، وجود دارد؟

برای پاسخ به این سئوال، بررسی در این گروهها انجام شده است که در ادامه به نتایج آنها اشاره می‌شود.

5 -      شناسایی وضعیت مدیریت دانش در گروههای پژوهشی مختلف سازمان

بررسی در گروههای پژوهشی مختلف با توجه به ارزیابی انجام شده به شرح زیر است:

·        گروه پژوهشی1: هیچگونه موردی اعم از ثبت مشاهدات و تجربیات در بین افراد بخش وجود ندارد. برای مثال در کارهای جاری نیز که بطور روزمره انجام می‌شود فعالیت ها بدون مکتوب شدن و با توجه به ذهنیت افراد گروه انجام می‌شود که در بعضی موارد منجر به رخداد ایراد در کارها می‌شود. این مثال، صرفا" برای نشان دادن موضوع عدم ثبت تجربیات در بخش مربوطه است که کمترین امتیاز را در رتبه بندی بین گروههای پژوهشی مختلف دارا است. با دقت در  REF _Ref111347396  \* MERGEFORMAT شکل 2و در نظر گرفتن امتیاز پایین برای محورهای 4 تا 7 این موضوع به وضوح مشخص است.

·        گروه پژوهشی3: بیشترین امتیاز را در بین بقیه گروهها دارا است. با بررسی انجام شده مشخص شد که تمامی گزارشهای نوشته شده توسط افراد، ثبت شده و بصورتی دارای کد مخصوص شده است و براحتی و سریع قابل بهره برداری توسط دیگر افراد است. تاثیر اینکار در امتیاز دهی به محورهای 5 ، 6 و 7 که در رابطه با فرایند بکارگیری و ثبت دانش آشکار افراد است به وضوح در  REF _Ref111347396  \* MERGEFORMAT شکل 2 نمایان است.

·        گروه پژوهشی2: مشابه با گروه پژوهشی3، قطعات تهیه شده و گزارشهای فنی نوشته شده، دارای کد مخصوص بوده و نگهداری و قابل دسترس بین افراد گروه است. در  REF _Ref111347396  \* MERGEFORMAT شکل 2مشاهده می‌شود که در امتیازدهی برای محورهای 5 تا 7 ، امتیاز بالاتری نسبت به بقیه محورها لحاظ شده است.

·        گروه پژوهشی4: در این گروه وضعیت کمی بهتر از گروه پژوهشی1 است ولی ایجاد فرایندهای مناسب برای ثبت و نگهداری از دانش ایجاد شده در گروه، دیده نمی شود.

·        گروه پژوهشی انتخابی: در این گروه همانطور که در شکل2 نمایان است، نمودار رسم شده مربوطه محیط بر نمودار دیگر گروهها است. امتیازهای داده شده به محورها نشان دهنده مثبت بودن انجام بحث های مدیریت دانش و آشنایی افراد گروه با این مفاهیم و بکارگیری آن در فعالیت هایشان بوده است. با بررسی در این گروه مشخص شد که تمامی رخدادها و دست نوشته های افراد در مرکزی مشخص در گروه، بصورت الکترونیکی ثبت و نگهداری شده و در اختیار همه افراد گروه قرار گرفته است. همچنین بحث های رودررو که یکی از راهکارهای مهم در انتقال و تبادل دانش بین افراد  است در این گروه پژوهشی بطور مرتب انجام شده است.

6 -      نتیجه گیری    

با توجه به برررسی انجام شده که در بخش 5 ذکر گردید، ارزیابی عوامل کلیدی مدیریت دانش^[6] در بین گروههای پژوهشی مختلف سازمان، با توجه به این موضوع که اهمیت همه محورها یکسان در نظر گرفته شده به صورت زیر قابل توصیف است:

این نتیجه گیری از آن جهت اهمیت دارد که درستی فرضیه اولیه مبنی بر تاثیر اقدامات مدیریت دانش در گروه پژوهشی انتخابی را نشان می دهد.

برای بررسی سیستماتیک وضعیت مدیریت دانش در گروههای پژوهشی مورد ارزیابی، می توان سیستم مدیریت دانش را در سه سطح دسته بندی نمود. سطح اول شامل محورهای رهبری ‌، فرهنگ (درون و برون سازمانی) است (سئوالات مربوط به محورهای 1 تا 3). سطح دوم دربرگیرنده فرایندهای یادگیری و بکارگیری،  نگهداری دانش‌آشکار و دسترسی آن، شناخت دانش پنهان و تبدیل آن به دانش صریح، مراکز و کانونهای دانش و اندازه گیری دانش (سئوالات مربوط به محورهای 4 تا 11) است. در نهایت سطح سوم شامل مهارت‌های افراد(شناخت متخصصین حوزه های مختلف دانشی) و زیرساخت تکنولوژیکی و آموزشهای مربوطه است. مجموعه سئوالات محورهای 12 تا 14 مربوط به این سطح است. به دلیل اینکه اهمیت هر یک از محورها یکسان فرض شده، در حال حاضر پایین بودن شاخص کل سیستم را نمی‌توان به یک سطح خاص نسبت داد. بنابراین هرگونه استراتژی برای توسعه سیستم مدیریت دانش باید در همه سطوح (در همه محورها) تعریف شود. ولی بطور کلی می توان نقاط قوت و ضعف را بصورت زیر نتیجه‌گیری نمود:

مراجع:

1.    م.مرادزاده، ب. کریمی، ف. به‌آذین، " آینده بهتر با مدیریت دانش"، پژوهشکده سیستمهای دفاعی، بهار 1382.

2.    م.مرادزاده، ب. کریمی، ف. به‌آذین، " عوامل موفقیت مدیریت دانش در سازمانها"، پژوهشکده سیستمهای دفاعی، 1383.

3.    م.مرادزاده، ب. کریمی، ف. به‌آذین، " تجربه مدیریت دانش در یک پروژة تحقیقات فناوری"، پژوهشکده سیستمهای دفاعی، 1384.

4.    در آدرس زیر بحث های زیادی در مدیریت دانش ارائه شده است:  www.skyrme.com .

5.     IAT; IAO| BIBA| Ibérmatica| “KM assessment model and tool”| European KM Forum| 2002.

6.     W. Horton| “Knowledge Management”| William Horton consulting| Inc| 2001.

7.     S. Albanna| “Knowledge Management and strategies for development an rapidly changing global environment”| 2001